Indien u vragen heeft over onderstaand artikel neemt u dan contact op met Edwin Mafficioli van onze Rotterdamse vestiging.

Inleiding

Als ondernemer kun je te maken krijgen met diverse kosten die aftrekbaar zijn van de winst. In een groot deel van deze kosten zit ook btw inbegrepen. Echter kan het voorkomen dat de kosten niet of niet geheel mogen worden aangemerkt als zakelijke kosten. Ook kan het voorkomen dat de btw niet aftrekbaar is.

Kosten wel of niet zakelijk?

In principe mag je alle kosten die je voor je onderneming maakt, als zakelijke kosten verwerken. Soms kan het voorkomen dat een uitgave niet of beperkt aftrekbaar is of deels zakelijk en deels privé is. De meest voorkomende kosten waarbij dit kan spelen zijn kosten voor voedsel, drank en genotmiddelen, representatiekosten, kosten voor congressen, seminars en studiereizen, telefoonkosten, literatuur, kleding, geldboetes en autokosten.

Voedsel, drank en genotmiddelen, representatiekosten, kosten voor congressen, seminars en studiereizen

Bij de kosten voor voedsel, drank en genotmiddelen gaat het voornamelijk om zakenlunches en- diners. Bij representatiekosten kan het gaan om recepties en relatiegeschenken.

Voor de kosten voor voedsel, drank en genotmiddelen, representatiekosten, kosten voor congressen, seminars en studiereizen zijn er twee opties. De eerste optie is dat alle kosten tot het bedrag van € 4.600 niet in aftrek gebracht mogen worden. Tot en met boekjaar 2018 bedroeg dit drempelbedrag € 4.500. Echter voor ondernemers voor de vennootschapsbelasting kan een ander drempelbedrag gelden. Wanneer de totale loonsom vermenigvuldigd met 0,4% hoger is dan het drempelbedrag van € 4.600, dan zal het bedrag van 0,4% van de loonsom gelden als drempelbedrag. Wanneer het drempelbedrag bereikt is, kunnen alle kosten die boven de drempel uit komen voor 100% in aftrek gebracht worden.

Deze optie kan voor veel ondernemers onaantrekkelijk zijn, omdat zij de drempel niet behalen. Daarom is er ook een optie waarbij ondernemers voor de inkomstenbelasting 80% van deze kosten in aftrek brengen en ondernemers voor de vennootschapsbelasting 73,5%. Tot en met boekjaar 2017 was het percentage van ondernemers voor de inkomstenbelasting ook nog 73,5%. De kosten worden hierbij gedurende het jaar voor 100% in aftrek gebracht, en aan het einde van het jaar vindt hierop een correctie plaats voor de niet aftrekbare kosten.

Telefoonkosten

Met betrekking tot telefoonkosten waarvan het abonnement van de ondernemer niet zakelijk is mag je alleen het deel dat je de telefoon zakelijk gebruikt als zakelijke kosten in aftrek brengen. Als je de telefoon bijvoorbeeld voor 60% privé gebruikt en voor 40% zakelijk, dan mogen de abonnementskosten voor 40% in aftrek gebracht worden in jouw onderneming.

Een uitzondering geldt wanneer je als werkgever een telefoonabonnement aan de werknemer ter beschikking stelt. Wanneer de werknemer de telefoon voor meer dan 10% zakelijk gebruikt en (gedeeltelijk) op de werkplek gebruikt, dan mogen de telefoonkosten daarvan geheel als zakelijke kosten in aftrek worden gebracht.

Literatuur

Met betrekking tot literatuur wordt er onderscheid gemaakt tussen algemene literatuur en vakliteratuur. Algemene literatuur mag niet in aftrek gebracht worden en vakliteratuur mag voor 100% in aftrek gebracht worden in jouw onderneming.

Bij algemene literatuur kun je denken aan kranten en tijdschriften. Maar wanneer de kranten en tijdschriften specifiek met het beroep te maken hebben, kan dit alsnog als vakliteratuur worden aangemerkt. Zo kan het Financieel Dagblad bijvoorbeeld in specifieke gevallen wel vakliteratuur zijn. Vakliteratuur kan ook de aanschaf van boeken zijn voor een studie die gerelateerd is aan het beroep van de belastingplichtige.

Kleding

De hoofdregel is dat kleding niet aftrekbaar is. Hierbij geldt een uitzondering wanneer het gaat om werkkleding die alleen maar geschikt is om te dragen in het kader van je werk. De kleding moet dan aan diverse kenmerken voldoen, zo kan het gaan om een uniform of een overall. Wanneer het kleding betreft die ook geschikt is om buiten de onderneming te dragen, moet er een bedrijfslogo of een ander beeldmerk op staan van minimaal 70cm2 dat verwijst naar jouw onderneming.

Wanneer aan de kenmerken voor “bedrijfskleding” wordt voldaan, dan mogen de kosten voor 100% in aftrek gebracht worden in jouw onderneming.

Geldboetes

Geldboetes zijn niet aftrekbaar. Dit geldt voor alle fiscale boetes, maar ook voor verkeersboetes met betrekking tot de zakelijke auto.

Autokosten

Met betrekking tot autokosten kan het gaan om een privé auto die je zakelijk gebruikt, of een auto van de zaak.

Wanneer je een privé auto zakelijk gebruikt, zijn de kosten die hierop betrekking hebben niet aftrekbaar. Bij kosten kan het gaan om brandstof, parkeerkosten, verzekeringskosten en kosten voor onderhoud. Vervolgens mag er een vast bedrag van € 0,19 per zakelijke kilometer in aftrek gebracht worden in jouw onderneming als kilometervergoeding. Hierbij is het van belang om een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Met behulp van de kilometeradministratie kun je berekenen hoeveel zakelijke kilometers er zijn gereden.

Wanneer je een zakelijke auto hebt, mogen alle autokosten voor 100% in aftrek gebracht worden in jouw onderneming. Wanneer de auto ook voor privé wordt gebruikt, zal er aan het einde van het jaar een correctie toegepast worden voor privé gebruik. Dit betreft een percentage van de cataloguswaarde van de auto. Het percentage is afhankelijk van diverse factoren, zo kan de CO2-uitstoot hierop van invloed zijn en de datum van de eerste tenaamstelling van de auto.

Alleen als je kunt aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, dan hoef je geen correctie toe te passen. Om dit aan te kunnen tonen is het van belang om een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Een sluitende kilometeradministratie is van niet te onderschatten belang, indien de Belastingdienst kan aantonen dat de kilometeradministratie niet sluit dan wordt deze in zijn geheel verworpen en wordt de correctie alsnog toegepast.

Btw wel of niet aftrekbaar?

Over een aantal kosten mag je de btw niet aftrekken. Vaak zijn deze kosten wel aftrekbaar als zakelijke kosten voor de inkomstenbelasting of de vennootschapsbelasting. De meest voorkomende kosten waarbij dit kan spelen zijn eten en drinken, personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken en autokosten.

Eten en drinken

De btw op eten en drinken in de horeca buiten kantoor is niet aftrekbaar. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om een koffiezaak, café of restaurant of wanneer je een ruimte huurt waarbij een cateraar het eten en drinken verzorgd.

Wanneer het eten en drinken binnen de onderneming genuttigd wordt, is de btw daarop wel deels aftrekbaar. Hierbij kan het gaan om het verstrekken van eten en drinken aan het personeel dat gratis is of tegen een lage vergoeding maar het kan ook gaan om de aanschaf van kantine-inventaris. Wanneer het voordeel voor het personeel per jaar niet meer is dan € 227, mag de btw over de kosten voor 100% in aftrek gebracht worden. Deze drempel geldt per personeelslid. Echter wanneer de drempel wordt overschreden, dan mag de btw niet (volledig) in aftrek gebracht worden. Gedurende het jaar zal alle btw in aftrek gebracht worden en aan het einde van het jaar moet berekend worden of een deel van de afgetrokken btw moet worden terugbetaald. Hierbij geldt dat de afgetrokken btw voor kosten die boven het drempelbedrag liggen, terugbetaald moet worden.

Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken

De btw op kosten voor giften en relatiegeschenken of andere voorzieningen aan personeel, kunnen niet altijd in aftrek gebracht worden. Onder personeelsvoorzieningen kan bijvoorbeeld verstaan worden fitness, ontspanning of een kerstpakket.

Wanneer deze kosten per jaar niet meer bedragen dan € 227, mag de btw over de kosten voor 100% in aftrek gebracht worden. Deze drempel geldt per ontvanger. Echter wanneer de drempel wordt overschreden, dan mag de btw niet (volledig) in aftrek gebracht worden. Gedurende het jaar zal alle btw in aftrek gebracht worden en aan het einde van het jaar moet berekend worden of een deel van de afgetrokken btw moet worden terugbetaald. Hierbij geldt dat de afgetrokken btw voor kosten die boven het drempelbedrag liggen, terugbetaald moet worden.

Er zijn een aantal personeelsvoorzieningen waarbij deze drempel niet geldt. Wanneer er kosten worden gemaakt voor outplacement, verhuizing of een fiets voor een personeelslid die op rekening van de onderneming zijn gedaan, mag de btw over de kosten voor 100% in aftrek gebracht worden. Echter wanneer het personeelslid dit zelf heeft betaald, mag de btw niet worden afgetrokken.

Autokosten

Met betrekking tot autokosten kan het gaan om een privé auto die je zakelijk gebruikt, of een auto van de zaak.

Wanneer je een privé auto zakelijk gebruikt, dan kun je de btw over de kosten die betrekking hebben op de auto aftrekken voor zover de auto is gebruikt voor zakelijk gebruik. Hierbij is het van belang om een sluitende kilometeradministratie bij te houden. Met behulp van de kilometeradministratie kun je berekenen hoeveel zakelijke kilometers er zijn gereden. Vervolgens kan voor het percentage van de zakelijke kilometers de btw op de kosten achteraf alsnog in aftrek gebracht worden. Van belang hierbij is dat woon-werkverkeer hierbij niet als zakelijk gebruik aangemerkt, maar als privégebruik.

Wanneer je een zakelijke auto hebt, mag de btw op alle kosten voor 100% in aftrek gebracht worden. Wanneer de auto ook voor privé wordt gebruikt, zal er aan het einde van het jaar een correctie toegepast worden voor de btw op privé gebruik. Deze correctie kan op twee manieren worden berekend. Wanneer er een sluitende kilometeradministratie wordt bijgehouden kun je het werkelijke privé gebruik berekenen. De btw over dit privé gebruik zal dan moeten worden terugbetaald. Wanneer er geen kilometeradministratie wordt bijgehouden, wordt het btw op privé gebruik berekend door middel van een percentage van de cataloguswaarde van de auto. Dit percentage is 2,7% wanneer bij de aankoop van de auto btw is afgetrokken, en 1,5% wanneer er bij de aankoop van de auto geen btw is afgetrokken. Dit laatste kan bijvoorbeeld het geval zijn bij de aanschaf van een marge-auto of de aanschaf van een auto die van een particulier is gekocht.